Lean là mô hình bao gồm các nguyên tắc và công cụ cải tiến có hệ thống, tập trung vào việc tạo giá trị từ góc nhìn của khách hàng và loại bỏ lãng phí trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ của tổ chức. Lean giúp tăng khả năng sử dụng các nguồn lực, rút ngắn thời gian chu trình sản xuất và cung cấp dịch vụ nhằm cung cấp sản phẩm, dịch vụ đáp ứng yêu cầu của khách hàng mà không có bất kỳ sự lãng phí nào thông qua cải tiến liên tục quá trình.
Giai đoạn xác định vấn đề
Đây là giai đoạn khởi đầu của quá trình cải tiến, xác định mục tiêu mà doanh nghiệp mong muốn đạt được thông qua dự án cải tiến. Ba yếu tố cơ bản cần phải xác định được: Khách hàng của công ty là ai và họ cần gì ở chúng ta? Các yêu cầu cơ bản của khách hàng là gì? Sơ đồ quá trình hoạt động của chúng ta như thế nào? Chúng ta muốn cải tiến các chỉ số năng suất, chất lượng thêm bao nhiêu phần trăm, phạm vi của dự án liên quan đến những bộ phận hay quá trình nào? Các nguồn lực cần có là gì?
Xác định vấn đề là làm rõ vấn đề cần giải quyết, các yêu cầu và mục tiêu của từng dự án Lean. Mục tiêu của một dự án nên tập trung vào những vấn đề then chốt liên kết với chiến lược kinh doanh của công ty và các yêu cầu của khách hàng. Tại giai đoạn bắt đầu áp dụng Lean thì nhóm dự án có thể ưu tiên lựa chọn các vấn đề cần thiết nhưng ở phạm vi quy mô vừa phải, khả thi để đảm bảo thành công và rút kinh nghiệm khi triển khai ở quy mô rộng, vấn đề phức tạp nên giải quyết trong giai đoạn sau.
Các nội dung ở bước này bao gồm: Xác định yêu cầu của khách hàng có liên quan đến dự án cải tiến. Những yêu cầu được làm rõ từ phía khách hàng được gọi là các yêu cầu cốt yếu về chất lượng (Critical to Quality - CTQs); Xác định sơ bộ về hiện trạng của vấn đề cần cải tiến; Xác định các cơ hội cải tiến; Xác định mục tiêu của dự án; Lập kế hoạch triển khai dự án; Lập nhóm dự án.
Các công cụ sử dụng phổ biến nhất trong bước này: Mô tả về dự án, cần mô tả rõ ràng những vấn đề mà nhóm tập trung cải tiến, thông tin về thành viên của nhóm dự án, mục tiêu của dự án và ghi nhận sự cam kết hỗ trợ thực hiện của những người liên quan.
Biểu đồ xu hướng (Trend Chart): Biểu thị trực quan xu hướng các lỗi, khuyết tật xuất hiện sau một thời gian. Bên cạnh đó, nhóm dự án có thể sử dụng các biểu đồ như: Biểu đồ cột, biểu đồ bánh... để mô tả trực quan hiện trạng về quá trình cần tập trung cải tiến.
Biểu đồ Pareto: Biểu thị trực quan mức độ tác động tích cực và tiêu cực giữa tác nhân đầu vào tới kết quả đầu ra hoặc mức độ khuyết tật.
Sơ đồ quá trình (Flow Chart): Cho biết cách thức hoạt động và trình tự các bước thực hiện của quy trình hiện tại.
Hình ảnh: chụp ảnh hiện trạng trước sau khi cải tiến (đối với các khu vực như: máy móc, kho tàng, dây chuyền sản xuất, hiện trạng bố trí mặt bằng...).
Giai đoạn đo lường và thu thập dữ liệu
Là giai đoạn đánh giá trên cơ sở lượng hóa năng lực hoạt động của quá trình. Trên cơ sở thu thập và phân tích các dữ liệu hoạt động chúng ta sẽ đánh giá được năng lực của công ty và trong toàn bộ dây chuyền sản xuất năng lực từng khâu như thế nào? Tại quá trình đo lường này chúng ta cần nhận dạng và tính toán các giá trị trung bình của chỉ tiêu chất lượng, các biến động có thể tác động vào quá trình hoạt động.
Mục đích của đo lường nhằm: Thiết lập nên phương pháp xác định năng lực hiện tại của quá trình so với mục tiêu chất lượng đạt tới; Thiết lập phương pháp xác định nguyên nhân vấn đề dựa trên dữ liệu thực tế.
Các bước thực hiện đo lường như sau: Xác định yêu cầu thực hiện cụ thể có liên quan đến các yêu cầu cốt yếu của chất lượng (CTQs); Lập sơ đồ quy trình (process map) liên quan trong đó xác định rõ các yếu tố đầu vào (Input/X) và đầu ra (Output/Y) và mỗi bước của quá trình cần thể hiện sự liên kết, những tác động của yếu tố đầu vào đến yếu tố đầu ra; Lập kế hoạch thu thập dữ liệu, bảng dữ liệu; Tiến hành đo lường và thu thập dữ liệu;
Các công cụ có thể ứng dụng phù hợp nhất trong bước này bao gồm: Lưu đồ hay sơ đồ quá trình, để hiểu rõ quá trình hiện tại và tạo điều kiện cho nhóm dự án có thể xác định được các lãng phí tiềm ẩn. Biểu đồ nhân quả để định lượng mức tác động của mỗi yếu tố đầu vào dẫn đến sự biến động của các kết quả đầu ra. Phiếu kiểm tra: sử dụng để thu thập dữ liệu. Phương pháp lấy mẫu: sử dụng để lựa chọn mẫu dữ liệu khi thu thập.
Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập dữ liệu là giai đoạn có ý nghĩa rất quan trọng đối với quá trình cải tiến. Tuy nhiên, việc thu thập dữ liệu thường tốn nhiều thời gian, công sức và chi phí. Do đó, cần phải nắm chắc phương pháp thu thập dữ liệu để chọn ra phương pháp thích hợp, làm cơ sở để lập kế hoạch thu thập dữ liệu một cách khoa học, nhằm đạt được hiệu quả cao nhất.
.jpg)
Lean là mô hình bao gồm các nguyên tắc và công cụ cải tiến có hệ thống, tập trung vào việc tạo giá trị từ góc nhìn của khách hàng và loại bỏ lãng phí trong quá trình sản xuất
Giai đoạn phân tích và xác định các giải pháp cải tiến
Là bước đánh giá các nguyên nhân chủ yếu tác động vào quá trình, tìm ra các khu vực trọng yếu để cải tiến. Tại bước này phân tích các biến động của quá trình và xác định nguyên nhân gốc rễ, mức độ tác động của nó đến quá trình. Đồng thời, cần những giải pháp loại trừ biến động chủ yếu ảnh hưởng tới quá trình và khu vực cần cải tiến.
Mục đích của việc phân tích dữ liệu nhằm: Làm rõ các vấn đề đang tồn tại; Xác định mức độ đáp ứng giữa thực tế với yêu cầu; Xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề; Nhận biết nguyên nhân tiềm ẩn gây ra vấn đề trong quá trình; Khoanh vùng và khẳng định các nguyên nhân gốc rễ gây ra vấn đề; Đánh giá mức độ ảnh hưởng do nguyên nhân gốc rễ gây ra vấn đề; Lựa chọn ra một số nguyên nhân gốc rễ cần ưu tiên xử lý.
Nguyên tắc thu thập dữ liệu là Thích đáng (Relevance), Tin cậy (Reliability), Tiêu biểu (Representative) và đọc được (Readability).
Thích đáng: Phải thích đáng cho vấn đề đang xử lý và phải hiểu vấn đề là gì trước khi thu thập dữ liệu. Những câu hỏi cần đặt ra là: Dữ liệu có liên quan trực tiếp với vấn đề không? Liên quan thế nào? Ta cần có những thông tin gì để giải quyết vấn đề này?
Tin cậy được: Để dữ liệu có thể tin cậy được thì phương pháp, thiết bị đo lường phải thích hợp và do nhân viên thạo việc thực hiện. Điều quan trọng nhất là mọi người đều thống nhất rằng dữ liệu đủ tin cậy và chính xác để sử dụng cho việc ra quyết định.
Tiêu biểu: Dữ liệu phải tiêu biểu cho tình huống đang nghiên cứu. Một mẫu có tiêu biểu cho một tổng thế lớn hơn hay không tùy thuộc vào các yếu tố gồm: Cách chọn mẫu; Độ lớn của mẫu so với tổng thể; Các đặc trưng của tổng thể đang quan sát và chúng thường nảy sinh thế nào trong tổng thể; Lấy mẫu khó hay dễ, nhanh hay chậm; Độ chính xác của kết quả mong muốn và để có thể là tiêu biểu cho một tình huống hoặc một tổng thể, việc chọn mẫu phải khách quan, không thiên vị.
Đọc được: Dữ liệu phải được ghi chép để mọi người đều có thể đọc được một cách chính xác, không có khó khăn. Bên cạnh đó, dữ liệu nên được bố trí để có thể lấy được tin tức dễ dàng từ các dữ kiện ghi chép. Các chi tiết như khi nào, đâu, do ai thực hiện, cách thực hiện phải được ghi đầy đủ trong mẫu thu thập dữ liệu.
Một số lưu ý trong quá trình phân tích dữ liệu: Khuyến nghị về những thay đổi tiềm ẩn khi thực hiện cải tiến; Phân tích sự gia tăng các rủi ro hiện tại và tiềm ẩn; Đánh giá tiến độ thực hiện của dự án Lean và thời gian cho việc thu thập dữ liệu; Khi tiến hành thu thập dữ liệu cần phải đưa ra các giới hạn và dữ liệu thu thập được phải giúp làm rõ được nguyên nhân của vấn đề đang điều tra; Chuẩn bị cho giai đoạn cải tiến.
Các bước thực hiện phân tích dữ liệu
Phân tích giá trị: Chỉ ra các bước mang lại giá trị gia tăng, không mang lại giá trị gia tăng nhưng không thể loại bỏ do yêu cầu hoặc có thể loại bỏ;
Tính toán hiệu suất quá trình: So sánh với một chuẩn mực để xác định mức độ cần cải tiến và mô tả bằng biểu đồ phân bố hoặc biểu đồ xu hướng, biểu đồ hộp.
Phân tích lưu đồ quá trình: Nhận biết các nút “thắt cổ chai” trong quá trình và đánh giá mức độ ảnh hưởng của chúng đối với quá trình cũng như việc đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và yêu cầu trọng yếu về chất lượng (CTQs);
Thu hẹp phạm vi khảo sát: Sử dụng các công cụ Brainstorming, Biểu đồ Pareto, Kiểm định giả thuyết thống kê (Hypothesis Testing) để thu hẹp phạm vi tìm kiếm những nguyên nhân cốt lõi và mối quan hệ nhân quả;
Thu thập dữ liệu bổ sung để xác nhận nguyên nhân gốc rễ: Sử dụng biểu đồ phân tán hoặc các công cụ thống kê như ANOVA, hồi quy, Hypothesis để xác định mức độ quan trọng của các nguyên nhân chính.
Phân loại dữ liệu: Phân loại hay phân vùng dữ liệu là phương pháp phân biệt loại nguyên nhân, tìm hiểu giá trị các đặc tính thay đổi như thế nào và quan sát ảnh hưởng của sự thay đổi nhằm lọc ra những yếu tố ảnh hưởng và phạm vi ảnh hưởng của chúng.
Kiểm tra độ tin cậy của dữ liệu phụ thuộc vào các yếu tố: Người thao tác; Cá nhân, nhóm thực hiện cùng một công việc, kinh nghiệm, tuổi tác... Thiết bị máy móc, theo loại máy, theo giá khuôn, loại thiết bị cũ hay mới... Nguyên vật liệu, nơi bán, lô hàng nhập, thời gian nhập, thời gian lưu kho; Phương pháp, theo lô hàng, phương pháp đo lường, điều kiện gia công chế tạo... Cách sử dụng và đọc một số công cụ và biểu đồ phân tích. Mục đích của việc sử dụng các công cụ để phân tích dữ liệu.
Lọc ra các đối tượng cần phân tích; Xác định các nguyên nhân cốt lõi của vấn đề cần xem xét; Định lượng được các nguyên nhân gốc rễ Kiểm tra xác nhận lại nguyên nhân gốc rễ; Phân tích quá trình, Tính hiệu suất quá trình trong sơ đồ chuỗi giá trị (Value stream mapping - VSM); Xác định chỗ nào có vấn đề trong quá trình.
Phân tích nguyên nhân cốt bằng việc mô tả các loại biến động đầu vào “Key process inputs - KPIs” gây ảnh hưởng tới quá trình. Sử dụng biểu đồ nhân quả, bảng FMEA; Thu hẹp các nguyên nhân tiềm ẩn và liệt kê chúng, sử dụng biểu đồ Pareto, biểu đồ phân vùng; Khẳng định/bác bỏ và chỉ ra mức độ quan hệ nguyên nhân - kết quả: ANOVA, Scatter plot, phân tích hồi quy, phương pháp thiết kế thử nghiệm DOE đánh giá sự tương tác giữa nguyên nhân và kết quả thông qua mô phỏng sử dụng các công cụ phân tích bằng xác suất thống kê, các dạng biểu đồ khác...; Mô tả cụ thể các nguyên nhân gốc rễ sẽ được coi là mục tiêu để thực hiện hành động cải tiến (gồm cả các chuẩn mực được chọn lựa).
Các công cụ thống kê dựa trên việc phân tích dữ liệu được chia làm hai nhóm:
Nhóm 1 gồm các công cụ kiểm soát chất lượng truyền thống đã được áp dụng rất thành công từ thập niên 60. Các công cụ này chủ yếu dựa trên cơ sở lý thuyết thống kê, có thể thể hiện bằng số liệu, trừ biểu đồ nhân quả, bao gồm: Phiếu kiểm tra (Check sheet); Biểu đồ Pareto (Pareto diagram); Biểu đồ nhân quả (Cause-Effect diagram); Biểu đồ phân bổ (Histogram diagram); Biểu đồ kiểm soát (Control chart); Biểu đồ phân tán (Scartter diagram); Phương pháp phân vùng dữ liệu (Stratified diagram).
Nhóm 2 gồm bảy công cụ mới được phát triển và sử dụng vào đầu thập niên 80. Các công cụ này sử dụng trong quá trình phân tích để tìm ra nguyên nhân gây ra chất lượng kém và giải pháp để khắc phục, cải tiến gồm: Biểu đồ ma trận (Matrix diagram); Biểu đồ cây (Tree diagram); Biểu đồ tương đồng (Affinity diagram); Biểu đồ quan hệ (Relation diagram); Biểu đồ mũi tên (Arrow diagram); Biểu đồ phân tích dữ liệu ma trận (Matrix data analysis diagram); Biểu đồ quá trình ra quyết định (PDPC diagram). Nhóm dự án có thể linh hoạt lựa chọn các công cụ thống kê trên cho phù hợp trong quá trình phân tích dữ liệu.
.jpg)
Giai đoạn áp dụng các giải pháp cải tiến
Là bước thiết kế và triển khai giải pháp cải tiến đã xác định giai đoạn phân tích nhằm loại trừ bất hợp lý, các biến động tại những khu vực trọng yếu đã được xác định ở giai đoạn phân tích. Trong bước này, nếu cần thiết cần tiến hành một số thực kiểm để đánh giá kết quả cải tiến đạt được mục tiêu cải tiến đã đặt ra.
Các bước thực hiện: bước cải tiến tập trung phát triển các giải pháp nhằm loại trừ nguyên nhân gốc rễ gây ra vấn đề và xác định các giải pháp cải tiến, gồm: Liệt kê mọi nguyên nhân có thể gây ra vấn đề; Phân tích mối quan hệ giữa các nguyên nhân và xác định nguyên nhân gốc rễ; Đánh giá và xếp loại nguyên nhân gốc rễ; Xác định các giải pháp cải tiến có thể tác động để loại bỏ nguyên nhân; Đánh giá và lựa chọn giải pháp cải tiến tối ưu. Khi đề xuất giải pháp cải tiến cần trao đổi với lãnh đạo, các bên liên quan, hỏi ý kiến chuyên gia, trao đổi nội bộ nhóm dự án và khuyến khích mọi người cùng tham gia đóng góp, ghi nhận mọi ý kiến.
Đánh giá lựa chọn giải pháp tối ưu, xây dựng trọng số và lựa họn thứ tự giải pháp ưu tiên cần chú ý tới một số điểm như: Mức độ tác động; Tính khả thi; Tính cấp thiết; Chi phí thực hiện. Sau khi tính được tổng số điểm cho từng giải pháp chúng ta sẽ chọn được giải pháp ưu tiên để cải tiến.
Các công cụ cải tiến cơ bản thường được sử dụng trong giai đoạn này bao gồm: Sơ đồ qui trình (Process Mapping); Công cụ này giúp thể hiện quá trình mới sau khi đã thực hiện việc cải tiến; Chuẩn hoá quy trình (Standard Work); Quản lý trực quan (Visual Management), 5S; + Kaizen/cải tiến liên tục tại nơi làm việc; Cân bằng sản xuất; Chuyển đổi nhanh (Quick change over); Phòng chống sai lỗi - Poka Yoke...
Giai đoạn kiểm soát và duy trì
Phương pháp kiểm soát quá trình được xem là công cụ để nắm bắt thực tế trên cơ sở các dữ liệu thu thập. Việc sử dụng các công cụ kiểm soát quá trình giúp chúng ta cải tiến quy trình hoạt động và chất lượng sản phẩm. Các công cụ kiểm soát quá trình không chỉ dùng để kiểm soát quá trình tạo ra sản phẩm hiện tại mà còn giúp chúng ta biết được xu hướng của quá trình đó.
Sau khi áp dụng các giải pháp cải tiến đã xác định trong giai đoạn trên thì câu hỏi đặt ra đối với nhóm cải tiến là làm sao có thể duy trì ổn định quá trình sau cải tiến và đặc biệt là khi áp dụng rộng rãi các giải pháp cải tiến trên toàn hệ thống.
Các hoạt động cần thực hiện tại bước này gồm: Theo dõi và kiểm soát quá trình; Xác định các nguy cơ có thể xảy ra sai lỗi khi duy trì và mở rộng các giải pháp; Xác định các giải pháp phòng chống sai lỗi cần thực hiện; Xây dựng kế hoạch kiểm soát.
Các công cụ kiểm soát cơ bản áp dụng trong giai đoạn này gồm: Phòng chống sai (Poka-Yoke); Phân tích tác động và hình thức sai (FMEA); Biểu đồ kiểm soát (Control chart); Quản lý trực quan (Visual Management); Tiêu chuẩn hóa.
Phương Nam /Chất lượng Việt Nam