Lean là công cụ giúp nâng cao năng suất lao động, cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, giảm bớt thủ tục hành chính, giảm áp lực và gắn kết người lao động nhiều hơn với công việc.
Nguyên tắc chung khi doanh nghiệp áp dụng Lean
Triển khai áp dụng Lean tại doanh nghiệp cần tuân thủ nguyên tắc như sau: Nhận biết giá trị từ góc nhìn của khách hàng đối với sản phẩm và dịch vụ. Xác định tất cả các bước trong dòng giá trị của mỗi nhóm sản phẩm, loại bỏ những bước không tạo giá trị gia tăng cho sản phẩm. Sắp xếp các bước tạo giá trị gia tăng theo một trật tự chặt chẽ đảm bảo sản phẩm được sản xuất trôi chảy hướng theo yêu cầu của khách hàng.
Khi luồng quá trình đã được thiết kế, hệ thống kéo sẽ được ứng dụng (khách hàng kéo giá trị theo hướng với dòng quá trình). Xác định được các bước tạo ra giá trị đồng nghĩa với nhận biết dòng giá trị. Khi đó, các lãng phí được loại bỏ, luồng quá trình và hệ thống được đưa vào. Quá trình này tiếp tục cho đến khi đạt tới sự hoàn hảo, khi đó giá trị là hoàn hảo nhất và không còn lãng phí.
Giai đoạn chuẩn bị
Trước khi triển khai dự án Lean, lãnh đạo và cán bộ chủ chốt của doanh nghiệp cần được trang bị kiến thức triển khai cơ bản về Lean, cách thức để có được nhận thức và sự đồng thuận khi triển khai dự án thông qua các hội thảo, khóa đào tạo. Nếu có điều kiện nên bố trí tham quan học hỏi những doanh nghiệp đã áp dụng thành công Lean tại Việt Nam hoặc các nước trên thế giới.
Khi quyết định bắt đầu dự án, doanh nghiệp cần thành lập Ban chỉ đạo dự án Lean với thành phần gồm Lãnh đạo, các cán bộ chủ chốt của doanh nghiệp. Trưởng ban chỉ đạo dự án Lean thường là lãnh đạo cao nhất của tổ chức để đảm bảo triển khai thành công dự án.
Xây dựng kế hoạch triển khai dự án Lean và thống nhất cách thức thực hiện tại doanh nghiệp: Áp dụng Lean trong doanh nghiệp là lộ trình dài, cần chia làm nhiều giai đoạn, ở giai đoạn ban đầu, để đảm bảo thành công doanh nghiệp thường bắt đầu áp dụng Lean thí điểm ở quy mô vừa/nhỏ. Giai đoạn áp dụng thí điểm kéo dài khoảng 10-12 tháng, sau đó đánh giá và điều chỉnh trước khi áp dụng ở quy mô lớn hơn.
Giai đoạn khảo sát hiện trạng
Khảo sát hiện trạng hoạt động sản xuất kinh doanh thường được thực hiện ngay sau khi đào tạo, do nhóm chuyên gia tiến hành thực hiện thông qua các buổi hội thảo nội bộ với nhóm cán bộ lãnh đạo và quản lý chủ chốt nhằm:
Hiểu hiện trạng cơ cấu tổ chức, mô hình hoạt động; quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh chính của doanh nghiệp; cơ cấu sản phẩm, ngành hàng; thị trường và khách hàng chính; Hệ thống quản lý hiện tại của doanh nghiệp, mức độ áp dụng các công cụ quản lý; Yêu cầu của khách hàng và thị trường; các thách thức chính trong kinh doanh; Các vấn đề doanh nghiệp đang phải đối mặt; Chiến lược phát triển của doanh nghiệp trong hiện tại và tương lai.
Trên cơ sở trao đổi, khảo sát và phân tích, Ban chỉ đạo dự án và nhóm chuyên gia cần thống nhất, lựa chọn phạm vi hoạt động/sản phẩm/quá trình ưu tiên áp dụng thí điểm mô hình Lean trong giai đoạn đầu của dự án.
Phân tích và lựa chọn dự án cải tiến
Để xác định, lựa chọn các dự án cải tiến cần ưu tiên, doanh nghiệp có thể sử dụng sơ đồ chuỗi giá trị (VSM) hoặc biểu đồ SIPOC (phân tích Nhà cung cấp, Đầu vào, Quá trình, Đầu ra và Khách hàng) để hiểu quá trình hiện tại và xác định khu vực ưu tiên.
Mục đích của lập chuỗi giá trị là giúp doanh nghiệp hiểu hiện trạng doanh nghiệp đang hoạt động như thế nào, vấn đề “nút thắt” nằm ở đâu để tập trung cải tiến. Bước này cung cấp bức tranh tổng thể về hoạt động của doanh nghiệp và trực quan ba dòng chảy - dòng nguyên liệu, dòng sản phẩm và dòng thông tin để xác định các cải tiến, công cụ cải tiến có thể áp dụng và kế hoạch triển khai.
Thực tế từ các doanh nghiệp áp dụng thành công Lean cho thấy sơ đồ chuỗi giá trị có thể nhận diện và loại bỏ khoảng 50% quá trình không có giá trị, rút ngắn thời gian chu kỳ 30%, giảm biến động quá trình từ 30% đến 5% và cải tiến chất lượng sản phẩm. Vì vậy, doanh nghiệp thực hiện Lean nên bắt đầu với sơ đồ dòng giá trị.
Xác định vấn đề “nút thắt” - “Bottleneck: Căn cứ kết quả phân tích số liệu cần thiết cho giai đoạn xác định vấn đề cải tiến, nhóm dự án cải tiến lên kế hoạch thu thập dữ liệu, xây dựng các biểu mẫu thu thập dữ liệu, xác định số liệu cần thu thập của từng dự án cải tiến và hướng dẫn các nhóm dự án cải tiến xác định thời điểm bắt đầu thu thập dữ liệu, thời gian thu thập dữ liệu, xác định vai trò, trách nhiệm từng thành viên dự án trong thu thập dữ liệu. Từ đó, các nhóm dự án cải tiến có thể chủ động hơn trong việc hoàn thiện, thống nhất Bảng thu thập dữ liệu và tiến hành thu thập dữ liệu theo kế hoạch. Kết quả thu thập dữ liệu giúp nhóm dự án cải tiến biết được thời gian tiêu chuẩn của từng công đoạn đồng thời xác định năng lực hiện tại để xác định các nút thắt.
.jpg)
Thực hiện cải tiến: Nếu doanh nghiệp không dành nỗ lực để xác định ra quá trình tương lai, việc thiết lập sơ đồ dòng giá trị sẽ không hiệu quả. Thông thường các bước đề xuất để doanh nghiệp thực hiện cho quá trình tương lai như sau:
Ưu tiên các cải tiến có thể thực hiện ngay (Kaizen), vấn đề được đánh dấu chú ý trên sơ đồ. Doanh nghiệp nên mời các phòng ban chức năng, cán bộ quản lý các cấp, nhân viên liên quan tham gia thảo luận về các công cụ cần thiết nhằm đạt được mục tiêu cải tiến tại mỗi vòng lặp.
Bên cạnh đó cần ước tính lợi ích, chi phí thực hiện của tất cả cơ hội và đánh giá cơ hội nào là quan trọng nhất dựa trên xem xét những kỹ năng cần thiết, sự sẵn có các nguồn lực tiềm năng, quan điểm của nhà quản lý về khả năng thay đổi đối với những công đoạn cần tập trung cải tiến đã được đánh dấu.
Lựa chọn dự án cải tiến và lập nhóm cải tiến: Thông thường trong giai đoạn đầu, doanh nghiệp chỉ nên lựa chọn từ 3-5 dự án cải tiến để tập trung nguồn lực thực hiện. Mỗi dự án cải tiến được thực hiện bởi một nhóm có 5-7 thành viên từ các đơn vị liên quan gồm trưởng nhóm và các thành viên. Nhóm dự án cần được thành lập chính thức, được đào tạo về phương pháp, cách áp dụng công cụ cơ bản của Lean để triển khai dự án.
Phương Nam /Chất lượng Việt Nam