Tiêu chuẩn hóa công việc hay chuẩn hóa quy trình làm việc là các quy trình và hướng dẫn sản xuất được quy định và truyền đạt rõ ràng đến mức chi tiết nhằm tránh sự thiếu nhất quán và tự suy diễn cách thức thực hiện công việc.
Thông qua tiêu chuẩn hóa công việc, mỗi một công việc được bố trí thực hiện theo cách hiệu quả nhất và bất cứ ai là người thực hiện chất lượng công việc đó luôn được đảm bảo. Phương pháp tiêu chuẩn hóa công việc đảm bảo chất lượng sản phẩm, tập trung chủ yếu vào thao tác của người làm việc, chỉ ra cách làm việc an toàn và hiệu quả, qua đó giúp loại bỏ các lãng phí.
Chuẩn hóa công việc nhằm thực hiện thống nhất các hoạt động sản xuất, ngoại trừ trường hợp quy trình sản xuất cần được điều chỉnh một cách có chủ ý. Chuẩn hóa công việc giúp tổ chức đạt được kết quả đầu ra một cách ổn định và giảm các biến động do người thực hiện gây ra. Khi quy trình chưa được chuẩn hóa ở mức cao, người thực hiện có thể sáng tạo ra cách làm việc theo ý chủ quan của họ, dễ dẫn đến suy diễn và kết quả sai.
Mức độ chuẩn hóa công việc cao cho phép tổ chức và doanh nghiệp kiểm soát được tiến độ công việc, tránh sự gián đoạn, đồng thời giúp tổ chức có khả năng mở rộng sản xuất dễ dàng hơn và thuận lợi khi hướng dẫn người mới bắt đầu tiếp cận công việc.
Để thực hiện tiêu chuẩn hóa công việc doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước. Một là, liệt kê trình tự công việc chuẩn. Đây là trình tự người thực hiện phải tuân thủ khi thực hiện công việc, bao gồm các thao tác, bước thực hiện. Việc mô tả rõ ràng giúp đảm bảo tất cả các công nhân đều thực hiện công việc theo cách thức tương tự nhau và hạn chế những sai lỗi có khả năng gây ra sản phẩm kém chất lượng. Trong điều kiện lý tưởng, việc chi tiết hoá công việc chỉ rõ từng bước thao tác cho mỗi công nhân.
Ví dụ, với công đoạn cắt gỗ, trình tự công việc chuẩn sẽ mô tả từ chi tiết cắt, các bước thao tác như chuẩn bị máy, chỉnh dao cắt, cách nâng giữ và đưa vật liệu qua máy, thời gian xử lý thao tác. Đối với công đoạn lắp ráp, bảng mô tả cần liệt kê chi tiết từng bước thao tác thực hiện việc lắp ráp cho mỗi loại sản phẩm.
Hai là, thiết kế nhịp sản xuất (Takt-time). Nhịp sản xuất được sử dụng để mô tả rõ và theo dõi tốc độ của một quy trình cần được duy trì ở các công đoạn khác nhau. Đối với các nhà sản xuất Lean, Takt Time của mỗi quy trình sản xuất được chủ động điều phối và giám sát để duy trì một luồng sản xuất liên tục.
Ba là, xác định mức tồn kho chuẩn trong quá trình. Mức tồn kho chuẩn là lượng nguyên liệu tối thiểu cần thiết, bao gồm cả nguyên liệu đang được xử lý trên chuyền để giữ quá trình hoạt động ở cường độ mong muốn. Mức tồn kho cần được xác định rõ ràng để duy trì lượng nguyên liệu tối thiểu trong chuyền, tránh gây đình trệ cho quá trình sản xuất do thiếu nguyên liệu. Đây là yếu tố được sử dụng để tính toán khối lượng và tần số của lệnh sản xuất (hay Kanban) cho các nguồn cung cấp từ công đoạn trước.
Bốn là, truyền đạt quy trình chuẩn cho nhân viên. Các hướng dẫn công việc chuẩn không nên chỉ ở dạng văn bản mà bao gồm cả hình ảnh, bảng hiển thị trực quan và thậm chí cả các ví dụ. Các nhân viên thường rất ít đọc các tài liệu hướng dẫn sản xuất bằng văn bản nhàm chán, vì vậy các bảng hiển thị trực quan và ví dụ thực tế có hình ảnh kèm theo được sử dụng càng nhiều càng tốt. Các hướng dẫn nên rõ ràng và chi tiết, được trình bày theo cách thật dễ hiểu và liên quan mật thiết đến điều họ cần biết.
Điều này đặc biệt thích hợp với trường hợp ở Việt Nam, khi nhiều công nhân với mức học vấn thấp, các bảng hiển thị bằng hình ảnh dễ hiểu hơn rất nhiều so với tài liệu văn bản. Một số công ty thậm chí áp dụng việc huấn luyện bằng phim video cho các loại công việc phức tạp hay những vấn đề liên quan đến an toàn lao động.
.jpg)
Tiêu chuẩn hóa công việc hay chuẩn hóa quy trình làm việc là các quy trình và hướng dẫn sản xuất được quy định và truyền đạt rõ ràng đến mức chi tiết nhằm tránh sự thiếu nhất quán và tự suy diễn cách thức thực hiện công việc
Năm là, cập nhật và sửa đổi. Một số doanh nghiệp ở Việt Nam lo ngại việc thiết lập các quy trình chuẩn về sản xuất sẽ dẫn đến sự cứng nhắc, thiếu linh hoạt. Cho dù quy trình chuẩn đòi hỏi có mức độ chi tiết cao, khi áp dụng Lean, các tài liệu hướng dẫn công việc chuẩn vẫn cần được cập nhật thường xuyên nhằm gắn kết với hoạt động cải tiến quy trình đang diễn ra. Trong thực tế, các công ty được khuyến khích tối đa hoá tốc độ cải tiến quy trình đồng nghĩa với việc cập nhật liên tục các hướng dẫn công việc chuẩn. Ngoài ra, một quy trình chuẩn thường bao gồm các hướng dẫn rõ ràng để xử lý những tình huống bất thường, thúc đẩy người công nhân ứng xử theo cách linh hoạt đối với tình huống bất thường đó.
Để thực hiện thành công việc này, trách nhiệm trong việc chuẩn bị, phân phối tài liệu rất cần thiết và được phân công rõ ràng đảm bảo bất kỳ thay đổi nào đều được cấp trên truyền đạt rõ ràng cho nhân viên cấp dưới. Khi trách nhiệm được phân công rõ ràng, các quy trình công việc chuẩn sẽ được cập nhật, bổ sung một cách thường xuyên. Tại các công ty áp dụng Lean như Toyota, họ không chỉ nổi tiếng về sự đa dạng của sản phẩm mà còn linh hoạt về khả năng cải tiến quy trình sản xuất một cách nhanh chóng, giúp công ty kịp thời trước những thay đổi nhanh chóng về nhu cầu của khách hàng.
Phương Nam /Nhà Quản trị