Đã từng có nhiều mô hình cải tiến được áp dụng cho quá trình kể từ khi bắt đầu phong trào chất lượng. 6 Sigma tiếp cận theo chu trình cải tiến qua 5 bước: Define (Xác định), Measure (Đo lường), Analyze (Phân tích), Improve (Cải tiến) và Control (Kiểm soát), gọi tắt là DMAIC.
Đã từng có nhiều mô hình cải tiến được áp dụng cho quá trình kể từ khi bắt đầu phong trào chất lượng. Phần lớn dựa trên các bước P-D-C-A (vòng cải tiến) của W. Edwards Deming1 mô tả logic cơ bản cải tiến quá trình dựa trên dữ liệu:
Plan (Lập kế hoạch): Xem xét hiệu quả hiện tại của các vấn đề. Nhận biết và lập mục tiêu các nguyên nhân gốc của vấn đề. Lập kế hoạch thực hiện thử nghiệm các giải pháp tiềm năng nhất.
Do (Thực hiện): Áp dụng thử nghiệm giải pháp đã được lập kế hoạch.
Check (Kiểm tra): Đo lường kết quả thử nghiệm để nhận biết các kết quả dự kiến có đạt được hay không. Nếu các vấn đề phát sinh, cần xem xét các yếu tố cản trở các nỗ lực cải tiến.
Act (Hành động): Dựa trên kết quả giải pháp thử nghiệm và đánh giá giải pháp, sàng lọc và mở rộng các giải pháp để áp dụng lâu dài, đưa vào áp dụng các phương pháp mới. 6 Sigma tiếp cận theo chu trình cải tiến qua 5 bước: Define (Xác định), Measure (Đo lường), Analyze (Phân tích), Improve (Cải tiến) và Control (Kiểm soát), gọi tắt là DMAIC. Cũng giống như các mô hình cải tiến khác, DMAIC cũng dựa trên nên tảng ban đầu là chu trình PDCA, tuy nhiên, chúng ta có thể sử dụng DMAIC cả trong cải tiến quá trình và thiết kế lại quá trình.
Nội dung các bước DMAIC
Nội dung các bước DMAIC có thể được mô tả tóm tắt như sau:
Bước 1: Define (Xác định) - là giai đoạn khởi đầu của quá trình cải tiến. Đây là bước xác định mục tiêu mà nhà quản lý mong đợi đạt được thông qua dự án cải tiến. Đối với các công ty, cần phải xác định được 3 yếu tố cơ bản là: - Khách hàng của công ty là ai và họ cần gì ở chúng ta? Các yêu cầu cơ bản của khách hàng là gì? - Sơ đồ quá trình hoạt động của chúng ta như thế nào? - Chúng ta muốn cải tiến các chỉ số năng suất, chất lượng thêm bao nhiêu phần trăm, phạm vi của dự án liên quan đến những bộ phận hay quá trình nào? các nguồn lực cần có là gì?
Bước 2: Measure (Đo lường): Là bước đánh giá trên cơ sở lượng hoá năng lực hoạt động của quá trình. Trên cơ sở thu thập và phân tích các dữ liệu hoạt động, chúng ta sẽ đánh giá được năng lực của quá trình như thế nào hay nói một cách khác chúng ta biết được quá trình đang hoạt động ở mức mấy sigma. Trong toàn bộ dây chuyền sản xuất năng lực của từng khâu như thế nào? Trong quá trình đo lường này chúng ta cần nhận dạng và tính toán các giá trị trung bình của chỉ tiêu chất lượng và các biến động có thể tác động vào quá trình hoạt động.
Bước 3: Analyze (Phân tích): Là bước đánh giá các nguyên nhân chủ yếu tác động vào quá trình, tìm ra các khu vực trọng yếu để cải tiến. Các biến động đến quá trình cần được phân tích nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng của nó đến quá trình. Các giải pháp loại trừ các biến động chủ yếu cần được xác định.
Bước 4: Improve (Cải tiến): Là bước thiết kế và triển khai các giải pháp cải tiến nhằm loại trừ các bất hợp lý, loại trừ các biến động chủ yếu tại các khu vực trọng yếu (đã được xác định ở bước 3). Trong bước này, nếu cần thiết, chúng ta phải tiến hành một số thực nghiệm nhằm đánh giá kết quả cải tiến đạt được theo mục tiêu đã định ở bước 1.
Bước 5: Control (Kiểm soát): Là bước phổ biến, triển khai các cải tiến áp dụng vào quá trình, đánh giá kết quả, chuẩn hoá các cải tiến vào các văn bản qui trình và theo dõi hiệu quả hoạt động.
Nam Dương /Chất lượng Việt Nam