(VietQ.vn) - KPI là hệ thống chỉ số phản ánh mức độ hoàn thành mục tiêu của công ty, bộ phận hay cá nhân. Việc áp dụng các chỉ số đo lường hiệu suất trọng yếu (KPI) giúp các doanh nghiệp kiểm soát tốt mục tiêu chiến lược và quá trình hoạt động thông qua hệ thống đo lường và đánh giá hiệu quả công việc, từ đó, giúp các doanh nghiệp nâng cao được chất lượng sản phẩm, giảm thiểu các chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường trong và ngoài nước.
Chỉ số KPI có một vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy doanh nghiệp đạt được mục tiêu đã đề ra. Chỉ số KPI là công cụ triển khai và đo lường hiệu quả thực hiện các chiến lược. KPI giúp nhà điều hành luôn được cập nhật tình trạng của doanh nghiệp. Chỉ số KPI đo lường hiệu suất của doanh nghiệp, bộ phận và cá nhân so với mục tiêu đề ra.
Chỉ số KPI hỗ trợ cấp quản lý đưa ra chế độ lương thưởng theo kết quả hợp lý. Nhờ vậy, có thể tạo động lực cho nhân viên làm việc tốt hơn. Chỉ số KPI giúp nhân viên có cái nhìn tổng thể về mục tiêu công việc. Hiểu rõ các công việc quan trọng, ưu tiên làm trước để đạt mục tiêu. Chỉ số KPI định hình và phát triển chiến lược của doanh nghiệp theo mục tiêu sâu sát của từng cá nhân. KPI là một công cụ hiện đại giúp cho các nhà quản lý triển khai chiến lược lãnh đạo thành các mục tiêu quản lý và chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng lĩnh vực (về nhân sự: về tuyển dụng, về đào tạo, về năng suất của nguồn nhân lực, về an toàn lao động, về giờ làm việc, về lương, về đánh giá công việc, về hoạt động cải tiến, về lòng trung thành…; về tài chính, về sản xuất chất lượng, về quảng cáo…) và từng cá nhân.
Do đó, KPI áp dụng cho nhiều mục đích: quản lý hệ thống công việc của một tổ chức, tự quản lý công việc của nhóm, của cá nhân. Hay nói cách khác, KPI chính là mục tiêu công việc mà tổ chức, phòng ban, tổ nhóm hay cá nhân cần đạt được để đáp ứng yêu cầu chung.
.jpg)
KPI mang lại những lợi ích to lớn để doanh nghiệp tăng năng suất.
Thông thường mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của vị trí công tác, chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành KPI, tổ chức (công ty, cơ quan, phòng ban) sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân. KPI cho thấy được hiệu quả hoạt động về kinh doanh của một doanh nghiệp, tổ chức cũng như để đánh giá xem người thực thi công việc đó có đạt được mục tiêu hay không.
Mục đích của việc sử dụng chỉ số KPI trong đánh giá thực hiện công việc là nhằm đảm bảo cho người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bảng mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể, điều này góp phần cho việc đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả hơn, nâng cao hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc bởi vì các chỉ số KPI mang tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể.
Chỉ số hoạt động chính (KPI) sẽ giúp giám sát và theo dõi thực thi chiến lược kinh doanh của tổ chức, doanh nghiệp. KPI cần đảm bảo phản ánh được về các yếu tố thành công trọng yếu của tổ chức, doanh nghiệp. KPI có thể là: tỷ lệ khuyết tật sản phẩm, % khách hàng nhận được trả lời đúng hạn, tỷ lệ khách hàng được thỏa mãn, phần trăm doanh thu do các khách hàng cũ mang lại, tỷ lệ tốt nghiệp của học sinh đối với dịch vụ đào tạo, tỷ lệ các cuộc gọi của khách hàng được đáp ứng ngay phút đầu tiên.
Việc lựa chọn đúng KPI cần thiết phụ thuộc vào việc hiểu được chính xác điều gì là quan trọng đối với tổ chức, doanh nghiệp để đảm bảo thiết lập các KPI phù hợp và nhất quán với định hướng phát triển của chính tổ chức, doanh nghiệp đó. Hai yêu cầu quan trọng đối với việc xác định và thiết lập KPI là phản ánh mục tiêu của tổ chức, doanh nghiệp và lượng hóa được (có thể đo lường được). Khi tổ chức, doanh nghiệp đặt mục tiêu “trở thành doanh nghiệp có hiệu suất lợi nhuận cao nhất trong ngành”, các chỉ số KPI sẽ xoay quanh lợi nhuận và các chỉ số tài chính. Tuy nhiên, nếu tổ chức, doanh nghiệp đưa ra chỉ số về “tỷ lệ phần trăm lợi nhuận dành cho các hoạt động xã hội”, thì các chỉ số tài chính lại không phải là KPI.
Chỉ số KPI chỉ có giá trị khi được xác định và đo lường một cách chính xác. Nếu đặt các chỉ tiêu theo dạng “Thu hút khách hàng cũ” nhưng không có tiêu chí phân biệt rõ ràng về khách hàng cũ và khách hàng mới, KPI sẽ không có giá trị.
Hay “trở thành doanh nghiệp nổi tiếng nhất” không phải là một chỉ số KPI do không có cách nào đo sự nổi tiếng của một doanh nghiệp hay so sánh sự nổi tiếng đó với các doanh nghiệp khác. Việc xác định rõ các chỉ số KPI và bám sát các chỉ số này là rất quan trọng. Đối với KPI “tăng doanh số”, cần làm rõ các vấn đề như đo lường theo đơn vị sản phẩm hay giá trị. Sản phẩm trả lại sẽ được khấu trừ trong tháng sản phẩm được bán ra hay khấu trừ trong tháng sản phẩm bị trả lại ? Doanh thu sẽ tính theo giá niêm yết hay giá bán thực tế?
Nhờ KPI nhà quản lý sẽ đánh giá được hiệu quả của từng bộ phận.
Lợi ích khi áp dụng KPI tại doanh nghiệp là rất lớn. KPI giúp cho việc thiết lập và đạt đươc các mục tiêu chiến lược thông qua việc xây dựng các mục tiêu cụ thể ở cấp độ, thậm chí đến từng cá nhân. Việc thiết lập mục tiêu, thông báo mục tiêu, đưa ra các biện pháp và nỗ lực đạt được mục tiêu sẽ giúp các tổ chức, doanh nghiệp không ngừng nâng cao năng lực cạnh tranh.
Cán bộ quản lý ở các cấp trong tổ chức, doanh nghiệp có thể theo dõi KPI để đánh giá xem các nhóm làm việc có đạt được mục tiêu kinh doanh không và hiệu quả tăng lên hay giảm sút. KPI có thể dùng để đánh giá hiệu quả giữa các nhóm khác nhau trong Công ty hoặc đối thủ cạnh tranh khác.
Đặc biệt, mỗi bộ phận trong Công ty cũng thiết lập các KPI và từ đó hỗ trợ đạt được mục tiêu chung của Công ty. Dữ liệu về mức độ hiệu quả của từng bộ phận có thể hình thành nên KPI của cả Công ty và nó phản ánh hiệu quả tổng thể của Công ty. Một tổ chức, doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều loại chỉ số KPI cho các lĩnh vực hoạt động khác nhau, tùy thuộc và mục tiêu chiến lược của mình. Có thể là các chỉ số liên quan đến hiệu quả tài chính, liên quan đến thị trường và cạnh tranh, hay quản lý nguồn nhân lực, chất lượng và môi trường.
Phương Nam
Nguồn Chất lượng Việt Nam